Outsourcing w szpitalu – jak to działa?

Outsourcing  w szpitalu – jak to działa?

Outsourcing, czyli wydzielenie i przekazanie do obsługi zewnętrznej niektórych realizowanych przez szpital funkcji, zyskuje na popularności. Kiedy warto rozważyć taką zmianę? Jakie mogą być tego korzyści? Które funkcje wewnętrzne mogłyby być obsługiwane z zewnątrz?

Obecnie zastosowanie outsourcingu jest bardzo szerokie, począwszy od najbardziej tradycyjnych obszarów jakimi są księgowość i płace, po choćby outsourcing personelu różnego szczebla, w tym najwyższego.

W dobie silnej konkurencji i postępującej globalizacji inwestorzy i osoby zarządzające placówkami medycznymi muszą koncentrować się na działaniach operacyjnych i strategicznych, po to aby być konkurencyjnym, a przede wszystkim po to, aby być rentownym. Niezależnie od formy prawnej wszyscy mamy cele i budżety, z których jesteśmy rozliczani i które determinują rozwój naszego biznesu.  Dobór fachowców też istotnie wpływa na tempo realizacji naszych planów. Te wszystkie kryteria powodują, że zaczynamy zastanawiać się jak dostosować naszą organizację do efektywnego funkcjonowania, tak aby uzyskać najszybsze tempo rozwoju. I w tym miejscu nasze analizy powinny pójść w kierunku outsourcingu, bo wszystko co inni mogą zrobić lepiej niż my, dlatego że są specjalistami w tej materii, i mogą to w dłuższej perspektywie wykonać dla nas, jest outsourcingiem.

Dokonując takiej analizy w pierwszej kolejności należy zastanowić się nad możliwościami wykorzystania outsourcingu w  naszym biznesie, tzn. jakie obszary powinniśmy oddać na zewnątrz i w jaki sposób to zrobić, tak aby osiągnąć zamierzone efekty.  I tu pytanie dlaczego musimy zastanowić się w jaki sposób to zrobić, a mianowicie dlatego, że naszą organizację musimy przystosować do współpracy z firmą outsourcingową. O czym tu mowa? Zakładając, że np. chcemy oddać outsourcerowi naliczanie płac, a jesteśmy organizacją wielostrukturową, funkcjonującą w wielu miastach z licznym zatrudnieniem,  z założenia musimy ustalić jak zostanie przeprowadzona taka zmiana w naszej organizacji, bo dotychczas tę pracę wykonywały osoby zatrudnione w poszczególnych miastach.

Wariantów współpracy może być wiele, ale w wielkim skrócie napiszę o jednym, a mianowicie outsourcer może kontynuować pracę na naszym systemie, o ile we wszystkich strukturach mamy ten sam, dalej ustawi nam procesy tak, aby w najbardziej efektywny sposób wykorzystać naszych pracowników,  a kiedy trzeba będzie zapewnić ciągłość pracy podczas ich nieobecności, to deleguje swoich, którzy są na co dzień specjalistami z tego zakresu. Nasi pracownicy będą mogli korzystać z doświadczenia outsourcera, który mając w swym portfelu wielu klientów posiada wszechstronną wiedzę, a jak wiemy nasze prawo nie należy do najłatwiejszych. Dalej to outsourcer będzie odpowiadał za terminy realizacji prac i ich jakość, jak również za posiadanie bieżącej wiedzy przez osoby wykonujące te prace. Jak można określić taki schemat współpracy? –  jest to usługa nadzoru merytorycznego. Innym wariantem może być zatrudnienie naszych pracowników przez firmę outsourcingową i wówczas otrzymamy usługę naliczania płac.

Jakie są najnowsze trendy w outsourcingu? Z pewnością automatyzacja i robotyzacja powtarzalnych procesów, łączenie podmiotów oferujących wyspecjalizowane usługi, wzrost znaczenia SSC (Centrum Usług Wspólnych),  zwiększenie bezpieczeństwa danych itp. Wszystkie wymienione tu kryteria oczywiście budują przewagę konkurencyjną tych firm.

Krótką chwilę pochylę się nad centrami usług wspólnych, w literaturze nazywanych SSC lub CUW, dlatego że bardzo często z prasy dowiadujemy się o tworzeniu kolejnych centrów w Polsce przez podmioty globalne. Fenomen tych struktur z powodzeniem może być zastosowany do naszego biznesu w sytuacji, gdy mamy rozproszoną strukturę. Centrum usług wspólnych to nic innego jak wyspecjalizowana jednostka świadcząca usługi dla klienta wewnętrznego, czyli tworzymy specjalną jednostkę, która będzie obsługiwać w jakimś wybranym obszarze nasze inne jednostki, czy spółki jeśli mają taką formę prawną. Takim obszarem może być np. naliczanie płac, prowadzenie ksiąg rachunkowych czy zarządzanie zakupami. Do utworzenia takiej struktury warto sięgnąć po pomoc doradców, którzy pomogą nam wybrać odpowiednie narzędzia, ustawić procesy czy wreszcie dobrać zespół. Podejmując decyzję o stworzeniu takiej struktury biznesowo przechodzimy z fazy rozproszenia do fazy procesów, a taka zmiana z pewnością wpłynie na większą elastyczność  naszej organizacji i z tym związanej budowy przewagi konkurencyjnej.

Monika Nowecka

Partner Mazars

Dyrektor Zarządzający Działem Usług Księgowych i Kadrowo-Płacowych